May 19, 2025
Dalam dunia kerja modern, kegiatan gathering atau temu karyawan bukan lagi sekadar acara santai. Lebih dari itu, gathering menjadi momen strategis untuk memperkuat solidaritas, membangun komunikasi antardivisi, serta menumbuhkan semangat kerja tim. Agar kegiatan ini berjalan sukses, diperlukan perencanaan matang, dan salah satu aspek terpenting dalam perencanaan tersebut adalah susunan panitia gathering perusahaan.
Membentuk panitia bukan hanya tentang menunjuk orang untuk mengatur acara, tetapi juga merancang struktur kerja yang efektif, membagi tanggung jawab, serta memastikan bahwa setiap lini dalam pelaksanaan acara terkoordinasi dengan baik. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang pentingnya menyusun panitia, struktur idealnya, peran tiap divisi, serta tips sukses dalam mengelola kegiatan gathering perusahaan.
Setiap acara yang melibatkan banyak orang membutuhkan sistem manajemen yang baik. Gathering perusahaan, apalagi jika melibatkan ratusan karyawan, tidak bisa disiapkan secara mendadak atau hanya oleh satu orang. Di sinilah peran susunan panitia gathering perusahaan menjadi sangat krusial. Dengan adanya panitia yang terstruktur, acara bisa disiapkan secara profesional mulai dari perencanaan hingga evaluasi.
Panitia akan bertanggung jawab atas berbagai aspek seperti pemilihan lokasi, konsumsi, transportasi, rundown acara, hingga dokumentasi. Selain itu, dengan panitia yang dibentuk dari berbagai divisi, akan tercipta rasa memiliki bersama atas acara yang akan dilaksanakan. Ini bukan hanya soal tugas, tetapi juga kolaborasi.
Sebuah susunan panitia gathering perusahaan idealnya disesuaikan dengan skala acara dan jumlah peserta. Namun, secara umum, struktur panitia bisa dibagi menjadi beberapa bagian berikut:
Merupakan pihak dari manajemen puncak yang mengesahkan rencana dan anggaran kegiatan. Mereka biasanya tidak terlibat langsung dalam operasional acara, tetapi memberikan arahan umum dan menyetujui hal-hal strategis.
Ketua panitia bertanggung jawab penuh atas keseluruhan pelaksanaan acara. Ia harus memiliki kemampuan kepemimpinan, komunikasi lintas divisi, serta bisa mengambil keputusan cepat di lapangan. Ketua juga menjadi penghubung antara panitia dan manajemen perusahaan.
Tugas sekretaris adalah mengelola administrasi kegiatan, seperti membuat notulen rapat, mengatur surat-menyurat, dan mendokumentasikan jalannya persiapan. Ia juga menyimpan semua data penting yang berkaitan dengan acara.
Bertugas mengelola keuangan selama proses persiapan dan pelaksanaan gathering. Termasuk membuat anggaran, mencatat semua pengeluaran, serta membuat laporan keuangan di akhir acara.
Susunan panitia gathering perusahaan umumnya dilengkapi dengan beberapa koordinator bidang, antara lain:
Dengan membentuk struktur panitia seperti ini, setiap bagian memiliki fokus kerja masing-masing yang jelas. Koordinasi antardivisi pun menjadi lebih efisien.
Untuk memberikan gambaran yang lebih konkret, berikut contoh susunan panitia gathering perusahaan skala menengah:
Susunan Panitia Gathering Perusahaan PT Sukses Abadi 2025
Penanggung Jawab: Direktur Utama Ketua Panitia: Andi Pratama (Manajer HRD) Sekretaris: Dina Lestari (Staff Administrasi) Bendahara: Budi Santoso (Accounting)
Koordinator Acara:
Koordinator Konsumsi:
Koordinator Transportasi:
Koordinator Perlengkapan:
Koordinator Dokumentasi:
Koordinator Humas:
Susunan panitia seperti ini bisa disesuaikan tergantung skala dan kebutuhan perusahaan. Namun, prinsipnya tetap sama: adanya pembagian tugas yang jelas dan terorganisir.
Untuk menghasilkan susunan panitia gathering perusahaan yang efektif, beberapa tips berikut dapat diterapkan:
Sering kali panitia dibentuk hanya karena kebutuhan tanpa melihat komitmen orang yang dipilih. Padahal, kesuksesan acara sangat tergantung pada seberapa besar keseriusan panitia menjalankan perannya.
Agar tercipta keragaman ide dan representasi kepentingan, panitia sebaiknya diisi oleh orang-orang dari berbagai departemen. Ini juga meningkatkan rasa keterlibatan dan solidaritas.
Susunan panitia gathering perusahaan bukan hanya sekadar daftar nama, tetapi juga harus dibarengi dengan sistem kerja yang aktif. Rapat rutin membantu memastikan setiap bagian bekerja sesuai jalurnya dan bisa saling mengevaluasi kemajuan.
Manfaatkan teknologi seperti Google Workspace, Trello, atau WhatsApp Group untuk mendukung koordinasi yang lebih lancar, terutama jika anggota panitia berasal dari kantor cabang yang berbeda.
Setiap koordinator bidang harus memiliki timeline kerja dan tenggat waktu. Hal ini mencegah keterlambatan dan membuat proses persiapan berjalan efisien.
Beberapa kesalahan sering terjadi dalam menyusun panitia gathering perusahaan, seperti:
Menghindari kesalahan-kesalahan tersebut dapat membantu memastikan acara berjalan lebih lancar dan menyenangkan.
Setelah acara selesai, tugas panitia belum selesai. Dalam struktur susunan panitia gathering perusahaan, perlu disepakati siapa yang akan menyusun laporan evaluasi dan keuangan. Evaluasi ini penting untuk dijadikan referensi dalam acara-acara berikutnya.
Biasanya yang perlu dievaluasi antara lain:
Evaluasi ini bisa dilakukan melalui survei online ke peserta dan diskusi internal tim panitia.
Menyusun panitia gathering perusahaan bukan sekadar membagi tugas, tetapi membangun sistem kerja yang terstruktur demi kesuksesan acara. Dengan susunan panitia gathering perusahaan yang tepat, acara bukan hanya berjalan lancar, tetapi juga menjadi momen yang penuh makna dan memperkuat semangat kebersamaan antarpegawai.
Melibatkan orang-orang dari berbagai divisi, membentuk struktur yang jelas, serta memiliki sistem koordinasi yang baik adalah kunci utama. Jangan lupa, panitia juga harus membuat evaluasi pasca-acara agar kualitas kegiatan berikutnya terus meningkat.
Jadi, jika perusahaan Anda berencana mengadakan gathering dalam waktu dekat, pastikan susunan panitia gathering perusahaan disusun secara cermat. Ingatlah bahwa acara yang sukses berawal dari perencanaan yang matang – dan semua itu dimulai dari panitia yang solid.
Kami adalah solusi kreatif untuk
kapabilitas & kapasitas di era digital.
Capai tujuan bisnis Anda bersama tim ahli kami.
Klik tombol di bawah untuk konsultasi gratis.
Company
Podomoro City Blok
Garden Shopping Arcade Blok B/8DH
Jakarta Barat - 11470
info@ris.co.id
(021) 278 99 508